INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
POSTO LETTO
Prima di conferire i dati personali si raccomanda l’attenta lettura di quanto di seguito riportato.
Gentile interessato,
desideriamo informarLa che il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali (Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016), (nel prosieguo denominato "GDPR"), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei Dati Personali, prevede la protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati di carattere personale come diritto fondamentale. Ai sensi dell'art. 13 del GDPR, si informa che i dati personali (nel prosieguo denominati "Dati") forniti all'ERDIS MARCHE - Ente Regionale Diritto allo Studio (nel prosieguo "Erdis") saranno trattati per soli fini istituzionali.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO ERDIS MARCHE – Ente Regionale Diritto allo Studio nella figura del delegato del Legale rappresentante, il Direttore Generale Indirizzo: Via Tiziano n.44 – 61025 Ancona (AN) - Italy – Telefono: 0722 35191 Il dato di contatto del Titolare è la casella di posta certificata: erdis@emarche.it
RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (RPD) – Data Protection Officer (DPO) Avvocato Emanuele Florindi e-mail: dpo@erdis.it Pec: erdis@emarche.it emanuele.florindi@avvocatiperugiapec.it
INTERESSATI AL TRATTAMENTO Soggetti che usufruiscono del posto letto
RESPONSABILI INTERNI DEL TRATTAMENTO (DESIGNATI)
Responsabili con incarico di E.Q. per la funzione Alloggi dei vari presìdi.
Presidio di Ancona: Dott. Venanzino Allegrini Telefono 071 2274281 e-mail venanzino.allegrini@erdis.it Presidio di Camerino: Dott.ssa Emanuela Nalli Telefono 0737492512 e-mail emanuela.nalli@erdis.it Presidio di Macerata: Dott.ssa Andreina Castelli Telefono 0737492510 e-mail andreina.castelli@erdis.it Presidio di Urbino: Dott. Paolo Bruscolini Telefono 0722302582 e-mail paolo.bruscolini@erdis.it
AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO (DELEGATI)
Persone fisiche interne all’ente/dipendenti formalmente autorizzati e istruiti dal Titolare e/o dal Responsabile interno a trattare i dati in ragione delle mansioni e/o degli incarichi loro assegnati. L’elenco degli autorizzati al trattamento è conservato presso la sede del Titolare e presso il Responsabile del trattamento.
RESPONSABILI ESTERNI DEL TRATTAMENTO
Soggetti terzi esterni, nominati ai sensi dell’art. 28 del GDPR, di cui si avvale l’Erdis per l’espletamento delle attività e dei relativi trattamenti di dati personali di cui è Titolare.
TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI
Dati personali: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“interessato”), ossia che può essere identificata direttamente o indirettamente con un identificativo come il nome, numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo on line o ad uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale (art. 4 comma 1 n. 1 del GDPR)
Nell’attività di gestione del posto letto potrebbero essere raccolti e trattati, nel rispetto dell’art. 9 del Regolamento europeo, anche alcune categorie particolari di dati degli
interessati. Per taluni procedimenti, inoltre, potrebbero anche dover essere trattati, esclusivamente nei limiti di quanto previsto dall’art. 10 del Regolamento europeo, i dati personali relativi a condanne penali e reati.
FINALITÀ E BASE GIURIDICA
I dati personali degli interessati sono trattati per lo svolgimento delle funzioni istituzionali attribuite all’ERDIS dalla normativa e in particolare per l’assegnazione del posto letto, per adempiere agli obblighi di comunicazione alla Questura e per tutte le operazioni collegate alla fruizione dello stesso servizio, compreso l’utilizzo dell’app ERDIS.alloggi e la compilazione dei verbali di presa in possesso di un posto letto, come anche disposto nel Regolamento delle strutture abitative gestite dall’ERDIS. Il trattamento è altresì previsto per la finalità di risarcimento di eventuali danni arrecati ai beni mobili e immobili dell’ente. Prima di procedere ad effettuare un trattamento di dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa, l’interessato verrà informato anche al fine di rilasciare, ove ne ricorrano i presupposti, il relativo consenso.
Il trattamento dei dati, per le suddette finalità, avviene in base alla normativa nazionale e regionale specifica in materia di diritto allo studio universitario, in base quanto disposto nel Regolamento delle strutture abitative gestite dall’ERDIS e in particolare sulla base dei seguenti presupposti di liceità:
a) trattamento necessario per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del Regolamento europeo;
b) trattamento necessario per adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del Regolamento (UE);
c) trattamento necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. e) del Regolamento europeo.
Il trattamento, relativamente alla specifica finalità volta al risarcimento dei danni arrecati ai beni mobili e immobili dell’ente, avviene in base agli artt. 2043 e sgg. e 2947 c.c.
NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati personali obbligatori richiesti, nel rispetto dei principi di minimizzazione e pertinenza, è necessario per poter usufruire del posto letto, compreso l’utilizzo dell’app ERDIS.alloggi; la mancata, parziale o inesatta comunicazione di tali dati comporta l'impossibilità, da parte dell’ERDIS, di concedere il servizio richiesto.
MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei dati sarà effettuato mediante l’utilizzo di strumenti informatici e telematici atti a memorizzare e gestire i dati stessi e anche su supporto cartaceo, nel pieno rispetto delle misure organizzative e tecnologiche volte a proteggere i dati da accesso, uso e divulgazione non autorizzati e con modalità e logiche strettamente correlate alle finalità per le quali sono raccolti, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza nel rispetto delle disposizioni di cui al GDPR. I dati non verranno trattati attraverso processi decisionali automatizzati. Tutti i dati sono trattati, ad opera di soggetti appositamente autorizzati ed istruiti, secondo i principi di correttezza, liceità e trasparenza. I dati sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea e in particolare su server ubicati all’interno dell’Erdis e/o su server esterni di fornitori di alcuni servizi necessari alla gestione tecnico-amministrativa che, ai soli fini della prestazione richiesta, potrebbero venire a conoscenza dei dati personali degli interessati e che saranno debitamente nominati come Responsabili del trattamento a norma dell’art. 28 del GDPR e, infine su copie cartacee accessibili solo a soggetti appositamente autorizzati.
DESTINATARI DEI DATI PERSONALI ED EVENTUALI TRASFERIMENTI ALL’ESTERO
L’Erdis si avvale del supporto di fornitori esterni per l’erogazione di alcuni servizi necessari alla gestione tecnico-amministrativa, i quali potrebbero venire a conoscenza dei dati personali dei dipendenti, ai soli fini della prestazione richiesta.
I dati personali trattati per le finalità di cui sopra verranno comunicati o saranno comunque accessibili ai dipendenti e collaboratori assegnati ai competenti uffici dell’Erdis, che nella loro qualità di referenti per la protezione dei dati e/o amministratori di sistema e/o incaricati del trattamento saranno a tal fine adeguatamente istruiti dal Titolare. I dati raccolti potranno essere trattati inoltre a fini di archiviazione (protocollo e conservazione documentale) nonché, in forma aggregata, a fini statistici.
I dati personali forniti non sono trasferiti all’estero o all’esterno dell’Unione Europea.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI
Nel rispetto di quanto previsto dall’art. 5, par. 1, lett. e) del GDPR, i dati saranno conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati e per un arco di tempo non superiore a quello necessario rispetto agli scopi per i quali è stato effettuato il trattamento. I dati personali sono conservati in archivi informatici nel rispetto della sicurezza informatica disciplinata dall’ERDIS e secondo le regole tecniche di gestione digitale disposte dall’AGID e in archivi cartacei cui potranno accedere gli autorizzati al trattamento dei dati secondo quanto disciplinato dal “Manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali di ERDIS Marche” e comunque in conformità alle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa. La durata di conservazione dei dati per le finalità di cui alla presente informativa è di 5 anni a decorrere dal termine del rapporto con il soggetto interessato dal trattamento. Esaurite tutte le finalità che legittimano la conservazione dei dati personali forniti dall’interessato, il Titolare avrà cura di renderli anonimi o cancellarli.
DIRITTI DEGLI INTERESSATI Nella Sua qualità di interessato al trattamento, Lei ha diritto di richiedere all’ERDIS, quale Titolare del trattamento, ai sensi degli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 e 22 del GDPR:
• l'accesso ai propri dati personali ed a tutte le informazioni di cui all’art.15 del GDPR;
• la rettifica dei propri dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
• la cancellazione dei propri dati, fatta eccezione per quelli contenuti in atti che devono essere obbligatoriamente conservati dall’ERDIS e salvo che sussista un motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento;
• la limitazione del trattamento ove ricorra una delle ipotesi di cui all’art.18 del GDPR.
Ha altresì diritto:
• alla portabilità dei dati personali che lo riguardano;
• di opporsi al trattamento dei propri dati personali, fermo quanto previsto con riguardo alla necessità ed obbligatorietà del trattamento ai fini dell’instaurazione del rapporto;
• di revocare il consenso eventualmente prestato per i trattamenti non obbligatori dei dati, senza con ciò pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
• di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.
L’ERDIS, in qualità di Titolare, risponde alle richieste di esercizio dei diritti che dovessero essere avanzate dagli interessati ai sensi di quanto previsto dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento europeo.
MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI
Lei potrà esercitare tutti i diritti di cui sopra inviando una e-mail al Responsabile Protezione dei dati al seguente indirizzo e-mail: dpo@erdis.it
o una PEC a: erdis@emarche.it emanuele.florindi@avvocatiperugiapec.it
RECLAMO
Nella Sua qualità di Interessato al trattamento, Lei ha diritto anche di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali ai sensi dell’art.77 del GDPR e di richiedere una verifica all’Autorità stessa.
Informazioni e istruzioni per la presentazione e l'invio, nonché il modulo di reclamo sono pubblicati nel sito del Garante nella sezione Reclami al seguente link: Reclami - Garante Privacy
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